Durante muito tempo só as empresas grandes tinham acesso a bons softwares de gestão e estratégias de controle administrativo. Mas, cada vez mais, isso faz parte do passado. Hoje não são apenas elas que podem se beneficiar dessas tecnologias. Empresas menores também precisam dessa profissionalização na gestão.
Graças aos avanços tecnológicos e a popularização de vários serviços isso hoje já é uma realidade. Uma oficina pequena, funilaria ou mesmo um auto center, por exemplo, pode ter o mesmo software que uma grande franquia.
O mito do sistema de gestão apenas para os grandes
As maiores empresas e redes de serviço sempre tem as tecnologias mais modernas. Eles precisam disso para controlar todos os processos, já que não é nada fácil cuidar de várias lojas ao mesmo tempo usando apenas anotações no papel.
Antes a área de Tecnologia da Informação, ao desenvolver softwares de gestão, focava nesses grandes negócios. Com o passar do tempo a tecnologia foi sendo aprimorada e atualmente um bom sistema de gestão pode dar suporte em vários níveis, desde o pequeno empreendedor até a empresa multinacional.
Isso criou um novo modelo de negócio para as empresas de tecnologia. Em vez de terem apenas um programa, elas agora trabalham com planos ou softwares sob medida, sendo utilizados para atender as necessidades de cada empresa e com um preço acessível.
O mito da falta de tempo para lidar com tecnologia
Outro mito sobre a utilização de tecnologia é aquele que diz que precisamos de tempo para alimentar o software.
Bom, esse mito é bem simples de desmentirmos: o tempo que você, gestor, leva para alimentar o software é o mesmo que gastaria para, por exemplo, anotar as informações no papel ou em uma planilha.
O melhor é que após lançar os dados iniciais o sistema de gestão faz todo o resto: executa os cálculos e gera relatórios. Em outras palavras, ele te poupa tempo.
Quais as vantagens de ter um sistema para o gerenciamento da oficina?
Agora que entendemos que você pode, e deve, ter um sistema de gestão na sua oficina, mesmo ela sendo pequena, falaremos sobre os principais benefícios de adotar essa tecnologia.
Leia cada um deles com bastante atenção!
Agiliza processos do dia a dia
Como já falamos, os softwares de gestão servem para controlar e agilizar os processos na oficina. Em vez de realizar cada etapa de gestão manualmente, você apenas lança os dados ou pede determinada ação e o software faz.
Alguns ótimos exemplos disso são:
- atendimento ao cliente: você pode fazer orçamentos no sistema e enviar para seus clientes pelo WhatsApp e e-mail;
- estoque: cada peça que entra e que sai da sua oficina é registrada no software, assim você tem relatórios completos e sabe quando fazer um novo pedido aos seus fornecedores;
- emissão de nota fiscal eletrônica: o sistema de gestão simplifica a emissão de nota fiscal e armazena todas as informações para que seja fácil acompanhá-las no futuro.
Melhora o controle interno da oficina
Uma boa ferramenta para gerenciar a oficina é aquela que te fornece informações sobre tudo que acontece desde o galpão até o escritório. Ela tem informações de cada entrada e saída de peças, orçamentos elaborados e orçamentos aprovados, créditos e débitos etc.
Em outras palavras, uma boa ferramenta melhora o controle interno da oficina, te dando mais segurança e informações para tomar decisões sobre seu negócio.
Torna as informações financeiras mais precisas
Seja para sua gestão fiscal ou para saber como anda a saúde financeira da sua oficina, o software de gestão é preciso na hora de emitir relatórios financeiros e te dizer, exatamente, quanto você tem em caixa, quanto falta receber e quanto você pagou ou precisa pagar.
Com um sistema completo e feito sob medida para oficinas, funilarias e auto centers, como é o caso do Ultracar, você, gestor, pode verificar todas as entradas, saídas e impostos do seu negócio em qualquer período que fez lançamentos.
Desse modo, sua gestão tem mais controle e você evita a perda de dinheiro.
Ajuda no crescimento da oficina
Ao adotar um sistema de gestão você faz com que sua oficina se torne mais profissional. Consequentemente, suas decisões começam a ser pautadas em dados reais e geram maior impacto no seu negócio.
Desse modo, sua oficina tende a crescer. Ou seja, investir em um sistema de gestão também é uma forma de investir no crescimento do seu empreendimento.
Quer ver como o software de gestão pode te ajudar? Leia a história de Michael e Elisângela e veja como eles, mesmo como uma oficina pequena, deram a volta por cima ao profissionalizar sua gestão!
