Não importa se você já tem, ou não, um sistema de gestão para sua oficina, funilaria ou autocenter. Tente responder uma coisa: será que vale a pena usar o seu tempo para digitar informações em um software em vez de só escrever as informações no seu caderno de controle ou naquela planilha do Excel que você, ou um amigo, configurou?
Essa é uma dúvida natural, até mesmo porque a gestão exige que você, dono, aprenda e melhore processos diariamente. Por isso, neste texto queremos te propor uma reflexão sobre essas três formas de registrar as informações do seu negócio: o bom e velho caderno, o personalizável Excel e os softwares de gestão.
Caderno de controle: ainda vale a pena usá-lo?
O caderno de controle é uma ferramenta útil. Ele está sempre à mão, basta abrir e usar. Além disso, nem você e nem sua equipe precisam passar por um treinamento para usá-lo, não é mesmo?
Mas isso tem um custo. Quando registramos as informações no papel, tudo precisa ser feito manualmente. Cada cálculo, cada previsão, cada relatório. Você precisa sentar, pegar uma calculadora e ir cruzando as informações. E mesmo com todo o cuidado do mundo, sempre existe a possibilidade de ter algum erro por serem todos processos manuais (tanto o registro de informações como os cálculos e os relatórios).
Para piorar, o papel tem outros pontos negativos: primeiro que ele é muito frágil. Qualquer líquido pode cair e borrar as páginas, ou você pode acabar perdendo-o. Além disso, o caderno ocupa espaço. Em pouco tempo, o administrativo da oficina já tem pilhas de cadernos, bloquinhos e papéis soltos, com informações super importantes. Então não dá para simplesmente rasgar e jogar fora.
Excel para a gestão: principais vantagens e problemas
O Excel é uma ferramenta incrível! Não podemos mentir para você aqui. Ele é personalizável, eficiente e pode ser moldado de acordo com as suas necessidades. Além disso, com a configuração adequada ela gera gráficos, faz cálculos e cria tabelas que podem, e devem, ser usadas para dar suporte à tomada de decisão — tudo isso de maneira automática.
Outra vantagem do Excel é que ele é bastante intuitivo para tarefas simples, como registrar as entradas do caixa ou fazer a soma dos valores devidos a um fornecedor.
Mas nem tudo são flores, não é mesmo? O Excel, ou o Google Planilhas (o software do Google para criação de planilhas), consegue realizar análises complexas, mas para isso o usuário precisa entender de programação e ser muito bom lidando com a tecnologia.
A menos que sua oficina tenha alguém da área de Tecnologia da Informação responsável pelo Excel, a ferramenta acaba ficando um pouco limitada. Com isso, a oficina também acaba precisando se limitar ao que consegue fazer com as planilhas.
Software de gestão para oficinas, funilarias e autocenters: qual a vantagem?
Por fim, mas não menos importante, precisamos falar sobre os softwares de gestão. E aqui é importante começarmos pelo ponto negativo dessas ferramentas.
Os softwares de gestão hoje em dia já são feitos sob medida para determinadas atividades — o próprio Ultracar, o sistema de gestão para oficinas, autocenters e funilarias da Ultracar, é assim — isso traz mais personalização para atender melhor às suas necessidades.
Contudo, o primeiro impacto pode assustar um pouco: os sistemas são tão completos que no primeiro olhar não conseguimos filtrar toda a informação. É por isso que antes de pagar por um desses sistemas você precisa verificar se a empresa oferece suporte técnico.
Por outro lado, depois que aprendemos a utilizar esse sistema, e começamos a preencher as informações corretamente e mantemos tudo atualizado, a “máquina gira sozinha”.
Após alimentado, um sistema mais robusto, como o Ultracarweb, faz tudo o que sua oficina precisa:
- gera relatórios sobre várias áreas do negócio (finanças, clientes, estoque etc.);
- faz cálculos complexos automaticamente;
- emite nota fiscais;
- facilita o controle de estoque;
- dá mais segurança para o controle de finanças da empresa;
- permite o acompanhamento de vendas e comissões;
- simplifica a comunicação entre oficina e contabilidade;
- dá suporte ao atendimento ao cliente;
- correlaciona dados complexos (como receitas e despesas);
- e muito mais!
Informações com esse grau de detalhamento e confiança levam a sua gestão a outro nível. Utilizando um software de gestão, e mantendo ele atualizado, você tem mais controle sobre todos os processos do seu negócio e consegue analisar o desempenho com mais precisão.
Você provavelmente usa, ou já usou, o caderno de controle e as planilhas do Excel na sua empresa, certo? Então, experimente gratuitamente o sistema de gestão Ultracar, faça a comparação entre as três ferramentas e tire suas próprias conclusões!
