Frequentemente falamos aqui no blog sobre a importância de profissionalizar a administração da sua oficina, e do quanto um sistema de gestão completo pode facilitar esse processo.
Por isso, hoje queremos mostrar um exemplo prático de como isso acontece, explicando como no Ultracar, o software de gestão para oficinas mais completo do mercado, vamos desde o cadastro do cliente até a emissão da nota fiscal.
Vamos lá?
1. Cadastro de cliente no sistema de gestão
Antes de emitir a ordem de serviço, o Ultracar precisa que você, ou sua equipe, alimente o software com as informações do cliente.
No cadastro serão pedidas as informações básicas sobre a pessoa, como o nome, documento, endereço, número da apólice etc. Somado a isso, quem faz o registro também deve incluir as informações sobre o veículo da pessoa — o software tem uma aba para isso.
Esse é o primeiro passo para que o software de gestão te ajude a organizar o processo interno, deixando tudo mais prático e interligado. Após o cadastro, nas próximas etapas você poderá apenas apontar quem é o cliente e o sistema fará o trânsito de informações.
2. Emissão da Ordem de Serviço (O.S.)
Com o cadastro realizado, vamos até à área de Diagnóstico para elencar tudo o que precisa ser feito no veículo do cliente. Você, ou o orçamentista da equipe, realiza o levantamento, usando as informações que o Ultracar já disponibiliza para facilitar a avaliação, e salva as informações no sistema.
Feito isso, basta abrir esse diagnóstico e selecionar a opção “Gerar orçamento”. Nessa etapa você define se quer cobrar pelo orçamento e se quer incluir as peças na cobrança.
3. Aprovação do orçamento
Assim que a ordem de serviço for revisada, o sistema Ultracar permite que sejam efetuadas duas coisas:
- impressão do termo de aceite para que o cliente assine autorizando o início da Ordem de Serviço;
- envio de e-mail com o orçamento, em anexo, para que o cliente tenha ciência e responda autorizando o serviço;
Ambas as funcionalidades protegem sua oficina legalmente com relação ao aceite do cliente para início dos serviços.
Com relação à função de enviar e-mail, é importante falar sobre uma praticidade a mais: no sistema Ultracar, na área referente à O.S., existe um campo destinado ao e-mail. Clicando em “novo e-mail” o orçamentista pode enviar uma mensagem para seu cliente, já com o orçamento em anexo.
Independentemente do método escolhido, ao receber o aceite do cliente, você, ou seu orçamentista, deverá autorizar a O.S. no sistema.
4. Execução do serviço
Assim que a O.S. é aprovada no sistema chega a vez da sua equipe do pátio. Eles devem realizar o trabalho da forma como foi solicitado e aprovado pelo cliente — coisa que você e sua equipe já estão acostumados, não é mesmo? — e avisar quando o serviço for finalizado.
O orçamentista, então, fecha a O.S. no sistema e o resultado dessa operação é automaticamente lançado nos relatórios financeiros da sua oficina, sem a necessidade de retrabalho.
É importante falar que caso tenha qualquer problema na O.S., ou se o cliente desistir do serviço, o sistema também tem um botão para cancelar a O.S., ou adicionar algum complemento. Nesse último caso, entretanto, é preciso uma nova autorização do cliente para resguardar sua oficina legalmente.
5. Emissão da Nota Fiscal (NF) no Ultracar
Ao mesmo tempo que a execução dos serviços é liberada assim que o cliente apresenta o aceite para o orçamento enviado, o sistema Ultracar também libera a emissão da Nota Fiscal.
Assim que marcamos a opção de “O.S. autorizada”, alguns novos campos são criados na O.S.. Dentre eles, a emissão de NF. Basta clicar na aba referente a ela, selecionar o modelo de NF e marcar a caixa de seleção do cliente.
Você será redirecionado para a página de emissão de Notas Fiscais do software de gestão Ultracar. As informações da O.S. já aparecem preenchidas no documento, bem como as informações do cliente. Basta conferir e fazer a transmissão.
Além de todos esses recursos, que visivelmente organizam e otimizam sua rotina de gestão, os softwares de gestão completos, como o Ultracar, contam com vários outros recursos, como CRM, relatórios, controle de estoque e muito mais.
Mas… porque ficar só na teoria, não é mesmo? Faça o teste gratuito do sistema de gestão para oficinas Ultracar e vá, você mesmo, da O.S. à emissão da NF!
