Como calcular: Produtividade e Custo/hora de funcionário

Você sabe como calcular produtividade e custo/hora de funcionário?

Visito uma média de duas a três oficinas por semana e sempre me deparo com a mesma situação. Pouquíssimas oficinas conseguem ter nas mãos informações gerenciais que auxiliem sua gestão diária.

Mais do que isso, poucas são as que usam um sistema de gestão e extraem dele informações estratégicas que possibilitem avaliar qual o rumo que a empresa está tomando e para onde ela vai estar caminhando nos próximos meses. Muitos usam um sistema de gestão não como ferramenta de gestão e sim como ferramenta de cadastro e orçamentação.

Como calcular: Produtividade e Custo/Hora de funcionário

Pensando nesta linha vamos trocar algumas experiências para mostrar, de uma forma mais simples, como podemos visualizar o quanto custa nossos funcionários, se estamos sendo produtivos e o que isto representa em nosso trabalho diário.

Primeiro passo

É quando precisamos ter a definição de parâmetros e conceitos. É importante estabelecermos alguns padrões para facilitar a comparação dos números abaixo com a sua oficina. Use-os como referência, pois sabemos que estes padrões mudam de região para região, mas que no geral, nos dará um referencial de comparação.

A – Tipo de oficina:

Funilaria e pintura.

B – Quantidade de passagens mês:

100 carros (entende-se por passagem, carros que efetivamente ficaram prontos e saíram da oficina no período de 01 a 31 de cada mês)

C – Quantidade de funcionários:

Vamos estabelecer um número padrão de 23 funcionários. Desses, 15 são produtivos, sendo 2 para montagem e desmontagem (envolve elétrica), 3 para funilaria, 5 para preparação, 1 para pintura, 3 para acabamento, 1 para mecânica, 1 que é chefe de pátio ou motorista.

Na preparação, um dos cinco produtivos deve estar capacitado para substituir o pintor em sua ausência. Neste planejamento, o mesmo funcionário executa o primeiro lixamento, o segundo faz o isolamento. Para deixar um em cada estágio, precisaríamos de mais um, o que na maioria das oficinas não acontece.

Algumas oficinas não possuem um funcionário que exerça a função de chefe de pátio. Neste caso, quem executa esta função é o proprietário. Na maioria das vezes, nestes casos, encontro um ajudante direto que faz manobras dentro da oficina ou monitora o pátio quando o proprietário não está.

Os outros 7 funcionários desempenham funções administrativas: sendo 2 como consultores e orçamentista, 1 recepcionista, 1 telefonista, 1 para o almoxarifado e 2 para a área administrativa e financeiro, e também para o departamento pessoal.

Observação: o recepcionista, além de receber os clientes, preenche o cabeçalho do check-list e realiza este check-list na ausência do consultor.

 D – Tempo disponível (somente dos produtivos)

– Horas trabalhadas por dia (por funcionário): 8.5 horas
– Dias trabalhados por mês (em média):  21 dias
– Número de produtivos (conforme letra C):  16 funcionários produtivos
– Horas produtivas disponíveis:  2.856 horas / mês

Horas produtivas disponíveis é o resultado da multiplicação de cada item. Assim podemos visualizar que nossa empresa não pode vender horas sem ter como referência o número acima. É ela que vai nos dizer como anda a produtividade de nossa empresa e quanto custa para nós cada funcionário.

Segundo passo

Montar planilha baseando-se sempre em um mês (sempre partindo do princípio que não estamos usando um sistema de gestão).

A – Salário

Colocar os salários (bruto) dos funcionários separados por setor (incluir comissão)

B – Custos

Colocar os custos diretos de cada um (alguns exemplos abaixo). Separe por setor e discrimine o máximo que puder:

• Vale transporte: Separe por funcionário o custo mensal do vale, lembre-se de tirar do cálculo o valor de 6% que você retém na folha de pagamento.
• EPI: Ver quanto custa cada item, pegar a durabilidade de cada produto, definir quais itens de EPI cada funcionário usa.
• Uniforme: Se ele não subsidiado pelo fornecedor de tinta, pegue o valor pago pelos uniformes, divida pela quantidade de funcionários e pela quantidade de meses (em média) que eles duram.
• Plano de saúde: Somente inclua a parte paga pela empresa, quando houver.
• Encargos: Não gaste seu tempo calculando, peça esta informação para a sua contabilidade.

Terceiro passo

Agora que já definimos alguns conceitos e parâmetros e estamos pensando na mesma direção, podemos calcular quanto custa cada funcionário para nossa oficina.

• Produtividade: Falando sobre tempo disponível (o item D do primeiro passo):
• Some as horas “vendidas” em sua empresa (total de horas vendidas nos orçamentos)
• Compare as horas vendidas com as horas disponíveis (aqui você vai conseguir verificar como está a relação de horas disponíveis com horas vendidas). Divida as horas vendidas pelas disponíveis e multiplique por 100. Você encontrará um referencial mínimo de produtividade (ou não, se sua empresa estiver vendendo mal os orçamentos). Quando começar a medir as horas trabalhadas (isso somente poderá ser feito através de um sistema de gestão), sua empresa poderá ter um terceiro número e, com ele, analisar, o índice de produtividade da sua empresa. Lembre-se que quanto mais produtiva, menor o custo / hora de seus funcionários.
• Custo hora: Aqui a relação é entre o salário e custos (itens A e B do segundo passo)

Para calcular o valor do custo/hora de um funcionário, some os itens A e B correspondentes a ele e divida o resultado por 220 (pensando que um mês tem cinco semanas, e cada semana, uma carga de 44 horas por funcionário).
Lembre-se que, mesmo não trabalhando nos fins de semana, nossos funcionários recebem pelos dias. Por isso, o calculo é feito com todos os dias do mês, e não somente os dias úteis.

Já para calcular o custo/hora de todos os funcionários da empresa, some todos os resultados dos itens A e B do segundo passo e refaça a conta, lembrando que o numero de 220 é para cada funcionário. No nosso exemplo, multiplicamos por 23 (numero que estabelecemos para produtivos e administrativos).

Sem gestão, não há solução!

Pode parecer complicado, mas não é. Nos próximos meses vamos continuar a falar sobre este assunto, sempre utilizando como exemplo o modelo de oficina e os parâmetros definidos no primeiro passo.

Não importa o tamanho de sua oficina. Importa se você tem ou não o controle sobre ela. Este é o primeiro passo. Obrigue-se a fazer este exercício.