Ultracarweb: da Ordem de Serviço à emissão de Nota Fiscal - Ultracar – Sistema de gestão completo para oficinas automotivas

Ultracarweb: da Ordem de Serviço à emissão de Nota Fiscal

Frequentemente falamos aqui no blog sobre a importância de profissionalizar a administração da sua oficina, e do quanto um sistema de gestão completo pode facilitar esse processo.

Por isso, hoje queremos mostrar um exemplo prático de como isso acontece, explicando como no Ultracarweb, o software de gestão para oficinas mais completo do mercado, vamos desde o cadastro do cliente até a emissão da nota fiscal.

Vamos lá?

1. Cadastro de cliente no sistema de gestão

Antes de emitir a ordem de serviço, o Ultracarweb precisa que você, ou sua equipe, alimente o software com as informações do cliente.

No cadastro serão pedidas as informações básicas sobre a pessoa, como o nome, documento, endereço, número da apólice etc. Somado a isso, quem faz o registro também deve incluir as informações sobre o veículo da pessoa — o software tem uma aba para isso.

Esse é o primeiro passo para que o software de gestão te ajude a organizar o processo interno, deixando tudo mais prático e interligado. Após o cadastro, nas próximas etapas você poderá apenas apontar quem é o cliente e o sistema fará o trânsito de informações.

2. Emissão da Ordem de Serviço (O.S.)

Com o cadastro realizado, vamos até à área de Diagnóstico para elencar tudo o que precisa ser feito no veículo do cliente. Você, ou o orçamentista da equipe, realiza o levantamento, usando as informações que o Ultracarweb já disponibiliza para facilitar a avaliação, e salva as informações no sistema.

Feito isso, basta abrir esse diagnóstico e selecionar a opção “Gerar orçamento”. Nessa etapa você define se quer cobrar pelo orçamento e se quer incluir as peças na cobrança.

3. Aprovação do orçamento

Assim que a ordem de serviço for revisada, o sistema Ultracarweb permite que sejam efetuadas duas coisas:

  • impressão do termo de aceite para que o cliente assine autorizando o início da Ordem de Serviço;
  • envio de e-mail com o orçamento, em anexo, para que o cliente tenha ciência e responda autorizando o serviço;

Ambas as funcionalidades protegem sua oficina legalmente com relação ao aceite do cliente para início dos serviços.

Com relação à função de enviar e-mail, é importante falar sobre uma praticidade a mais: no sistema Ultracarweb, na área referente à O.S., existe um campo destinado ao e-mail. Clicando em “novo e-mail” o orçamentista pode enviar uma mensagem para seu cliente, já com o orçamento em anexo.

Independentemente do método escolhido, ao receber o aceite do cliente, você, ou seu orçamentista, deverá autorizar a O.S. no sistema.

4. Execução do serviço

Assim que a O.S. é aprovada no sistema chega a vez da sua equipe do pátio. Eles devem realizar o trabalho da forma como foi solicitado e aprovado pelo cliente — coisa que você e sua equipe já estão acostumados, não é mesmo? — e avisar quando o serviço for finalizado.

O orçamentista, então, fecha a O.S. no sistema e o resultado dessa operação é automaticamente lançado nos relatórios financeiros da sua oficina, sem a necessidade de retrabalho.

É importante falar que caso tenha qualquer problema na O.S., ou se o cliente desistir do serviço, o sistema também tem um botão para cancelar a O.S., ou adicionar algum complemento. Nesse último caso, entretanto, é preciso uma nova autorização do cliente para resguardar sua oficina legalmente.

5. Emissão da Nota Fiscal (NF) no Ultracarweb

Ao mesmo tempo que a execução dos serviços é liberada assim que o cliente apresenta o aceite para o orçamento enviado, o sistema Ultracarweb também libera a emissão da Nota Fiscal.

Assim que marcamos a opção de “O.S. autorizada”, alguns novos campos são criados na O.S.. Dentre eles, a emissão de NF. Basta clicar na aba referente a ela, selecionar o modelo de NF e marcar a caixa de seleção do cliente.

Você será redirecionado para a página de emissão de Notas Fiscais do software de gestão Ultracarweb. As informações da O.S. já aparecem preenchidas no documento, bem como as informações do cliente. Basta conferir e fazer a transmissão.

Além de todos esses recursos, que visivelmente organizam e otimizam sua rotina de gestão, os softwares de gestão completos, como o Ultracarweb, contam com vários outros recursos, como CRM, relatórios, controle de estoque e muito mais.

Mas… porque ficar só na teoria, não é mesmo? Faça o teste gratuito do sistema de gestão para oficinas Ultracarweb e vá, você mesmo, da O.S. à emissão da NF!

Crédito da imagem: vectorjuice / Freepik.

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