Serviço de qualidade e gestão eficiente para bons resultados! - Ultracar

A busca de um serviço de qualidade e uma gestão eficiente para obter resultados positivos!

História de luta e sucesso da Oficina Auto Castelo | Jornal Oficina Brasil

Muitos pensam que o sucesso da oficina está na paixão pela mecânica, serviço de qualidade e a rapidez pela entrega. Mas, não se engane! Acima de tudo a oficina – independente de porte – é uma empresa e precisa de uma boa gestão para alcançar sucesso!

Desde criança, o mineiro José Claudio de Oliveira era fascinado por carros e adorava montar e desmontar objetos e seus próprios brinquedos. Aos 12 anos, acompanhava a jornada de seu pai na oficina instalada no fundo de sua residência. Ali se detinha a observar o seu mestre executando os mais variados procedimentos da reparação automotiva.

pátio da oficina auto castelo

É bastante comum que a atração pelo universo das oficinas mecânicas seja um sentimento transferido de geração a geração. O caso de José Cláudio não foi diferente, posto que a convivência diária com seu pai o levou a escolher essa atividade como profissão de fé. Sempre curioso, perguntava tudo para o seu pai, e assim foi aprendendo e aperfeiçoando-se. Gostava de fazer pequenos reparos e se envolver com a rotina da oficina. Quando completou 14 anos de idade, frequentava a oficina assiduamente e passava boa parte do tempo auxiliando nos consertos ao lado de meu pai e padrinho.

“Eu sempre admirei automóveis e a mecânica, e nunca pensei em desistir. É algo que eu amo. Me inspirei com meu avô, e aprendi tudo com meu pai e padrinho no início da profissão, pois ele tinha uma oficina no fundo do quintal, e eu ficava lá observando e vendo-o fazer os serviços. Sempre foi algo que eu gostava”, relata Cláudio, com carinho ao lembrar-se deste momento. 

Com o passar do tempo, o amor pela área aumentava cada vez mais e o desejo de ter o próprio negócio também, porém na época a situação não era muito favorável. Então resolveu trabalhar na oficina de seu padrinho e lá pôde crescer e obter mais conhecimento técnico. E foi apenas na década de 1980 que decidiu reservar um espaço em sua casa para fazer os reparos e dividir conhecimento com o irmão, filhos e sobrinhos. Mas, nem tudo foi como ele planejava. José tinha cinco filhos para criar, ao lado da sua atual companheira e esposa trabalhava duro para que nada lhes faltasse. Entretanto, o sonho de ter um espaço adequado para sua oficina se mantinha inabalável.

Os primeiros passos para o sonho

Depois de tantos anos perseguindo o mesmo ideal, José realizou em 2003 uma vontade de abrir uma oficina em um bairro vizinho. Então pegou parte de suas economias que havia guardado da venda de um terreno de sua propriedade, juntou-se a um sócio e montou a tão almejada oficina. Começou com uma boa clientela, já com novos e antigos clientes. Contudo, a demanda estava crescendo, mas Cláudio já enxergava que precisava melhorar conhecimentos sobre gestão, senão não conseguiria acompanhar o mercado. Após um tempo o sócio resolveu se mudar para o exterior, então José assumiu a oficina sozinho, não foi uma tarefa fácil, pois as responsabilidades só aumentavam, atendimento ao cliente, consertar carros, cuidar da qualidade do serviço, comprar peças, otimizar tempo dos reparadores, aluguel, despesas e entre outros afazeres.

E não sobrava tempo para fazer gestão do negócio, pois precisava focar em qualidade e diagnósticos assertivos na parte técnica de sua empresa.

José relata: “Um belo dia fui abordado por um cliente que observando minhas habilidades pela reparação, me fez uma proposta de sociedade no qual eu entraria com a experiência técnica, tempo de mercado, equipamentos e equipe. Na época eram apenas meus dois filhos e um sobrinho. E o novo sócio entraria com um galpão estruturado próximo ao local que já tínhamos, além de uma pessoa para nos auxiliar na parte administrativa, pois ele tinha uma outra ocupação fixa. Enfim, aceitei a proposta, e em 2007 mudamos para uma nova oficina, mantendo os velhos clientes e conquistando novos. Assim, fomos seguindo junto com o novo sócio que mostrava ter muito conhecimento em gestão para dividir conosco”.

Mas, infelizmente em um curto tempo o novo sócio adoeceu e faleceu, José ficou abalado e triste com a situação. Após o tempo de luto, decidiu fazer uma reunião com sua família e decidiram permanecer no local e pagar o aluguel do espaço. Trabalhou duro e não mediu esforços, pois agora Cláudio não tinha mais sócio para conseguir dividir as responsabilidades.

Aos poucos a oficina foi crescendo. “Havia bastante clientes fiéis, começamos também a atender alguns carros de empresas e o ritmo foi ficando cada vez mais intenso, em certos dias”, Claudio sequer podia sair do pátio para conseguir cumprir os prazos de entrega e garantir o controle de qualidade dos serviços executados. Bastante sobrecarregado, viu seu lindo sonho aos poucos transformar-se em um terrível pesadelo. No processo de gestão absolutamente tudo dependia da sua aprovação e presença constante.

Ernane Oliveira, de 37 anos, o segundo filho homem de Cláudio, cresceu vendo seu pai naquele ambiente, e assim acabou seguindo os mesmos passos da família. Não deu outra, ele foi aprendendo mecânica no dia a dia da oficina e se tornou um reparador qualificado. Muito embora ele mantivesse uma afinada parceria de trabalho com seu pai, iniciou um curso no ramo de manutenção de aeronaves, mas viu ao decorrer do curso, que sentia falta da manutenção de carros e enxergou também a grande oportunidade de crescimento profissional junto ao negócio da família, vendo também a situação delicada do seu pai, consumida por um grande estresse e sobrecarga. Assim, Ernane decidiu focar em novos conhecimentos técnicos da reparação de automóveis, assim voltando a aprimorar conhecimentos na área automotiva. Ernane relata:

“Desde pequeno fui vendo meu pai na oficina, mas foi com 17 anos que percebi que gostava da área, quando passei a entender como funcionavam os motores e os sistemas do carro, e assim fui pegando gosto pelo serviço. Antes, eu só limpava peças e arrumava a oficina, coisas simples. Mas, vi que meu pai estava passando por alguns problemas e precisava me atualizar e ganhar mais conhecimento para poder proporcionar mais serviços de qualidade. Entendi que para meu crescimento devia trabalhar com meu pai e procurar ajudá-lo a solucionar esses empecilhos. Senti que eu precisava fazer algo por ele!”

josé cláudio com seu filho ernane

Ernane afirma que não dispensava nenhum cliente, mas pela falta de gerenciamento adequado, costumava ouvir reclamações sobre a demora na execução dos serviços e a falta de organização.

Embora contando com o esforço do seu filho, José ainda enfrentava dificuldades, pois Ernane ficava muito tempo na área do pátio junto a ele, e assim a política de gestão continuava muito falha. José dispunha de uma secretária, que fazia o atendimento ao cliente e lançamentos administrativos. Contudo ela não entendia muito sobre os aspectos organizacionais da empresa, fazia muitas anotações no papel e planilhas de Excel, o que dificultava manter um controle da empresa para ter uma boa gestão. 

“Não tínhamos uma boa gestão, nosso foco era 100% técnico e essa era nossa maior falha, porém não percebemos isso de forma clara. Com o passar do tempo só foi piorando, pois a demanda cada vez ia crescendo e a desorganização ficou mais agravante trazendo prejuízos de toda a sorte”, explica Ernane.

A então secretária resolveu sair e José se viu diante de uma sinuca de bico e muitas perguntas sem resposta. Como manter o controle da empresa (ainda que deficiente) sem uma pessoa para tratar do que eles entendiam por “área administrativa”? 

Ele então decidiu chamar sua filha, Mariana Oliveira, que na época era técnica em química, para ajudar na parte administrativa da empresa. Hoje, com 32 anos, relata: “Quando vim para oficina em 2008, fiquei na recepção, na época não imaginava que iria ficar até hoje, mas via que meu pai estava preocupado em resolver o diagnóstico dos carros e não podia sair para comprar as peças. Tínhamos uma boa demanda, mas os serviços atrasavam pela falta de gestão. Ali eu percebi que não bastava prestar apenas um bom serviço”.

Com muita vontade de ajudar, Mariana se dedicou muito e foi aprendendo tudo que precisava fazer na administração.

O efeito bola de neve parecia não ter fim

O destino da Oficina Auto Castelo começou a mudar quando Mariana foi trabalhar com o pai, direcionando seus esforços para a área da gestão. A situação que ela encontrou na época era caótica. Ela relata que houve dias que não vislumbrava uma luz no fim do túnel e o problema da falta de gestão chegou a afetar tanto a dinâmica do ambiente de trabalho, como também o estado psicológico de seu pai, gerando um grande estresse.

josé cláudio com sua filha mariana

“Queria resolver tudo, pois tinha muita sede de fazer o certo. Aprender é algo que me motiva e consome! Mas, o caminho era longo e tinha que aprender muitas coisas tanto na parte administrativa, como: colaboradores, clientes, fornecedores e compras de peças. Nossa, tive muita ansiedade em conseguir resolver as coisas. Eu literalmente me entregava de cabeça e alma. Durante algum tempo, recebi a ajuda da minha irmã, e assim melhorei alguns processos, mas logo ela teve que sair. Porém, o tempo me mostrou que a experiência vem com as vivências do dia dia, precisei me dedicar e sofrer um pouquinho para amadurecer e ter o controle que hoje tenho”, relata Mariana.

Leitor assíduo da Mala Direta Oficina Brasil, José Claudio leu uma coluna do Fábio Moraes sobre gerenciamento de oficinas. Para José Cláudio, o que o Fábio escrevia era claro e fazia sentido, pois muitas das situações descritas pelo colunista tinham sintonia com que vivenciava na sua oficina. Assim, resolveu contatar a Ultracar para ver se conseguia uma ajuda neste ponto crucial do negócio: a gestão. 

José relembra que a primeira secretária chegou a ver o sistema, mas não usava regularmente, foi apenas com a filha que a Ultracar foi o alicerce de ajuda no crescimento da empresa. Mariana Oliveira comenta: “Meu pai não se dava conta que mais do que ser reparador competente, a empresa cobrava dele o papel de empresário, uma “evolução” natural da empresa”. Oliveira acrescenta que viu sua percepção em relação à importância da gestão ampliar e ganhar corpo com os contatos com a Ultracar, e relata:

“Foi meu pai que me orientou para assumir esta parte da Oficina, e ele viu que era essencial que eu comandasse esta aproximação com a Ultracar.  Me incentivava a usar o sistema e sempre dizia que ali tinha tudo o que eu precisava para tomar as rédeas dos controles da empresa. Ou seja, meu pai é muito inteligente, ele entendeu que precisava evoluir nesta área ou ter alguém de confiança na empresa que o fizesse esse trabalho.”   

Mariana Oliveira estudou o sistema de gestão Ultracarweb com afinco, absorvendo todas as informações necessárias para criar processos, novas rotinas de trabalho e ir alimentando a plataforma com centenas de informações, pois a fase mais difícil é a implantação do sistema. Emocionada, Oliveira enche os olhos de lágrimas ao relembrar quão difícil foi o começo: “No início víamos que era muita coisa para alimentar no sistema, mas sabia que só assim eu conseguiria gerar um relatório e fazer boa gestão”.

Ernane e Mariana afirmam que trabalhavam muito na alimentação do sistema e os problemas continuavam e não viam os resultados positivos. Hoje ela entende que este é ponto crítico para o sucesso de uma oficina.

“Acontece que quando os donos contratam o software a situação da oficina já está crítica, ou seja, todo mundo sobrecarregado, aí você tem que achar tempo (que não existe) para contratar e treinar um colaborador para auxiliar nos lançamentos e controles no sistema, para assim conseguir ter informações para obter o enfim relatório e consequentemente  começar a fazer gestão. Foi muito difícil esse processo de implantação do sistema. Ainda tinha que parar para treinar alguém que pudesse me ajudar. Pois pensava que aquilo iria tomar muito o meu tempo. Mas, sabia que eu precisava passar por essa etapa de treinar alguém para assim conseguir me ajudar e poder usufruir do que o sistema poderia me proporcionar, e quando eu consegui as portas só foram se abrindo.”

Mariana diz: “Vendo tudo isso, meu pai incentivou eu e meu irmão a fazer uma graduação tecnológica de  gestão de negócios automotivos e a Ultracar era citada no curso. Eu comecei a mergulhar neste sistema, mas hoje vemos que ele ajuda muito a oficina e conseguimos fazer tudo a partir dele… Aos poucos, junto com os vídeos do Fábio Moraes e o sistema da Ultracar, tornamo-nos uma empresa de alta performance de gestão com um painel de indicadores que apontam a qualquer momento o principais itens de avaliação de resultados. Conseguimos fazer da Auto Castelo uma oficina de sucesso, com muita dedicação, disciplina, determinação e foco. Essa foi a receita para crescimento dos gestores e  consequentemente o crescimento da nossa oficina”.

Após altos e baixos, muitas conversas e tempo dedicado aos conteúdos sobre gestão transmitidos pelo especialista Fábio Moraes, a família entendeu que a fórmula para o sucesso da oficina mecânica consiste no equilíbrio entre um modelo de gestão estruturado e a prestação de bom serviço.

“Hoje, podemos falar que  já perdemos alguns serviços, mas com o sistema de gestão da Ultracar, sendo usado assiduamente e com bom entendimento, conseguimos ter mais controle através de informações geradas, além de otimizar nossos serviços. Atualmente, entendemos a passagem de veículos, faturamento (ticket médio) e entre outras coisas fundamentais para a oficina. Permitindo assim fazer uma análise de indicadores  independente do dia, mês ou ano. Assim, conseguimos nos preparar e enxergar que quando o carro entra na oficina é uma oportunidade gigante. E vamos fazer um serviço de qualidade, atrelado com uma boa gestão”, relata Mariana. 

Como o processo de gestão exige foco e melhoria contínua, o suporte da empresa de software se torna essencial. Mariana considera o apoio da Ultracar importantíssimo, além de continuar acompanhando as palestras e os vídeos divulgados por Fábio Moraes. Ernane ressalta que todas as grandes mudanças que ocorreram dentro de sua empresa foram obtidas por meio do sistema Ultracarweb, e por isso ele é de extrema utilidade para todo e qualquer empreendedor do ramo de oficinas automotivas que queira ver seu negócio crescer de vento em popa.

Cláudio relata que o sonho de ter sua oficina aconteceu e se sente muito feliz e orgulhoso da sua trajetória de vida e também grato pela sua família, equipe e todas as pessoas que contribuíram para que isso acontecesse. Ele sempre almejou prestar um serviços de qualidade, e junto com uma boa gestão obteve resultados positivos.

Caso você, como dono de oficina, esteja neste ponto crítico pensando em desistir, inspire-se no exemplo positivo dessa família, que chegou perto de abandonar tudo, mas num esforço supremo em uma área até então desconhecida e “aborrecida” como software & gestão encontraram a libertação dos dias de angústia. Este real e comovente relato da família Oliveira comprova que sem esforço não há recompensa, mas o exemplo é uma coisa que deve ser aproveitada, inspire-se na saga da família e alcance o sucesso equilibrando o amor pela mecânica e a devoção à gestão.

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