A importância da gestão de estoque nas oficinas

Nunca se precisou tanto do controle de estoque como nos dias de hoje. Ainda hoje existem oficinas que acreditam ser importante ter estoque grande de peças. Não compete a nós julgarmos se estão certas ou erradas. Compete a nós alertarmos todas as empresas que com pouco, muito ou apenas para reposição, a gestão do estoque é tão importante quanto a gestão administrativa e a gestão financeira que vimos em outros textos.

Não poderíamos começar a falar de gestão de estoque sem falar de Sintegra. Algumas empresas ainda nem sabem ou nem ouviram falar. Outras já estão gerando através do seu software de gestão.

O que é Sintegra?

O Sintegra foi criado pelo governo para acompanhar toda a movimentação de entrada e de saída das empresas através de processamento eletrônico. Seu envio está sendo cobrado desde 2004. Quem ainda não enviou ou não tem nenhuma informação, deve procurar imediatamente seu contador. Talvez ele esteja enviando, mas na nova legislação quem deve enviar é a oficina.

Como o Sintegra trata de forma direta a entrada e saída, através das notas fiscais de entrada e das notas fiscais emitidas pela empresa, fica fácil entender o porquê da necessidade de controlar e gerenciar melhor nosso estoque. Até pouco tempo atrás acreditávamos que a gestão de nosso estoque (por menor que seja) era importante mas muito difícil de se colocar em prática por limitações da empresa e de pessoal.

Hoje em dia essa importância passou a ser necessidade, por causa do Sintegra. Na sua grande maioria as oficinas possuem estoque de reposição (independente de ser oficina mecânica, centro automotivo ou lanternagem), ou seja, são peças compradas com destino certo. O carro já está na oficina. A peça é comprada com a aplicação já na espera. Ainda assim é uma movimentação que gera compra (entrada) e saída (orçamento – aplicação no carro). Fisicamente pode não ter passado pelo estoque mas obrigatoriamente vai passar pelo Sintegra.

Responda as perguntas abaixo

1 – Somente uma pessoa tem acesso ao seu estoque? O estoque é fechado?
2 – Existem peças repetidas no cadastro de seu sistema?
3 – O programa que ajuda a controlar sua empresa já está preparado para gerar o Sintegra?
4 – Existe o controle de requisição de peças?
5 – Você sabe quanto de dinheiro tem  em peças? (cuidado, pois mesmo aqueles que falam que não tem estoque possuem peças de reposição e nem sempre controlam esta situação).
6 – Aplica-se peça no carro sem passar pela autorização no orçamento?
7 – Sua empresa controla as compras das peças e produtos?

A gestão do estoque vai permitir controles e informações essenciais para a rentabilidade da oficina. Gerir um estoque é saber de toda a movimentação que se passa nele. É possuir relatórios fáceis de serem lidos e interpretados. É preparar, treinar e confiar no almoxarife (quando se tem um) ou na pessoa que tem acesso.

Gerir um estoque é determinar que só uma pessoa terá acesso ao recebimento e à entrega das peças. Gerir um estoque é comprar certo. É dar tempo (mesmo quando não se tem) para que não se compre uma peça sem antes consultar se ela existe no estoque. Essa situação não é isolada. Muitas oficinas, por orientação do proprietário, mandam comprar a peça com urgência, para entregar um carro que já está com o tempo estourado ou que o cliente já está esperando na recepção da oficina.

Estoque é dinheiro. Estoque pode ser de peças, de material de consumo, de sucata ou até de retalhos (no caso de funilaria), mas é dinheiro.
Estoque não gerenciado é prejuízo. Estoque não acompanhado pelo proprietário da oficina é o dinheiro que ele precisa colocar no bolso no final do mês e não conseguiu. Em resumo são compras mal feitas, peças mal armazenadas, margem não analisada, devolução não realizada.

A gestão do estoque reflete diretamente na gestão administrativa (na forma de contratar, preparar, treinar e acompanhar os funcionários do setor) e na  gestão financeira (na forma de comprar e pagar juntos aos fornecedores).

A partir de hoje observe com mais atenção o estoque e tudo o que gira em torno dele. Observe com mais atenção os funcionários que trabalham com as compras e o estoque. Mostre a eles que você está conferindo e monitorando o trabalho diário. Procure entender mais sobre produtos de maior giro e menor giro. Estude mais a margem que sua empresa precisa. Tente, com muito esforço, não usar mais o “achometro”.

Certamente, quando isso acontecer, e pode ter certeza que acontecerá de forma natural, você e sua empresa já estarão vivendo a gestão do estoque.

 

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