Gerenciando o setor administrativo da oficina

Nas várias visitas que faço às oficinas (mecânicas, funilarias, auto center, etc) percebo uma grande dúvida dos proprietários em  avaliar se existe um caminho diferente do atual. Todos são unânimes em falar que, a cada dia, as coisas estão mais difíceis e o dinheiro circula menos no caixa da oficina.

Acho que todos têm razão. Existe menos dinheiro no bolso das pessoas e conseqüentemente menos dinheiro para se autorizar um serviço que não seja autorizado pela seguradora (no caso de funilaria) ou um serviço (mecânico) que dê para “segurar” mais uns dois meses sem fazê-lo.

Acredito em um só caminho para que se encontre uma saída e este tem o nome de GESTÃO. O que me impressiona é que ainda existem muitas oficinas que não dão o devido valor a esta palavra e nem mesmo se preocupam em aplicá-la, mesmo nas pequenas decisões do dia a dia. Exatamente por isso, a partir deste mês, vamos dar um foco  mais prático em gestão de oficinas.

Iniciando a gestão da oficina

Como fazer, como aplicar e como monitorar? Para que isso aconteça e ainda para abranger todo o universo das oficinas (mecânica, funilaria e pintura, elétrica, ar condicionado, convertedora de gás, centro automotivo, entre outros) vamos dividir a oficina em 5 grandes partes e a cada matéria mostrar um pouco da aplicabilidade da gestão em cada uma. No final certamente estaremos vendo nossa empresa de forma diferente da que víamos até hoje. Visualize sua empresa e a divida conforme abaixo:

1 – Administrativo
2 – Financeiro
3 – Estoque 
4 – Produtivo
5 – Fiscal

Gerenciando o setor administrativo

Quando falamos em iniciar um processo de gestão na área administrativa da oficina estamos querendo dizer que a partir de hoje o setor administrativo vai receber a mesma dedicação que o produtivo. É normal, até pela própria formação dos donos de oficinas, dedicar um tempo maior do seu dia para o setor produtivo, mas a partir de agora todos os setores devem receber a atenção do proprietário da empresa de forma equilibrada.

Quando abordamos o termo “gerir o setor administrativo”, não significa ter que contratar um administrador e sim começar a pensar em coisas que talvez você não pensasse até hoje. Pense em como responderia as perguntas abaixo:

A – Qual o custo fixo de sua empresa (em reais R$ e em % sobre o faturamento)?
B – Qual o percentual líquido que ganho na compra de peças?
C – Qual o impacto da folha de pagamento sobre o faturamento da empresa?
D – É melhor ter mais funcionários e pagar menos ou ter menos funcionários e pagar  mais?
E – Quantos e quais relatórios gerenciais utilizo antes de tomar alguma decisão?
F – Como é o controle de EPI? Cobro dos funcionários?
G – Qual o passivo (em reais R$) hoje?
H – Existe algum trabalho permanente de treinamento dos funcionários?
I – Que tipo de trabalho é feito para manter o cliente e nunca decepcioná-lo?
J – Numa escala de 1 a 10 qual é o número que corresponde à sua ética profissional? Porque pensou neste número?

Se alguns destes itens ficaram nebulosos em suas respostas é porque sua empresa não aplica a Gestão Administrativa. Dê o primeiro passo. Admita que é possível mudar começando por você. Organize o seu tempo pessoal. Arrume tempo para sentar em sua mesa e pensar no setor administrativo. Separe a folha de pagamento por setores e veja qual o percentual, em relação ao total da folha, que o setor administrativo absorve. Avalie se não existem funcionários demais para executar poucas funções.

O setor administrativo é extremamente importante para qualquer empresa, mas ele deve ser enxuto e deve ser bem “gerido”. As rotinas de cada funcionário devem estar documentadas e o funcionário bem treinado. Não tenha dúvidas de que um funcionário bem treinado vale por três.

Após organizar o seu tempo, a sua mesa e as suas atividades, passe agora a organizar e administrar as atividades da empresa como um todo. Toda oficina deve e pode “andar” sem a presença permanente do proprietário. Defina as atividades de cada um e cobre os resultados através da análise dos relatórios que o setor administrativo irá passar.

Acompanhe mais de perto as atividades dos funcionários administrativos. Observe o que cada um produz. Refaça as perguntas acima todos os dias até você conseguir respondê-las, sem ter que ficar correndo atrás da informação. Quando isso acontecer, e pode ter certeza que acontecerá de forma natural, você e sua empresa já estarão vivendo a “Gestão Administrativa”.

 

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Fábio Moraes é diretor da Ultracar, proprietária do Software de Gestão Ultracar (parceiro da Universidade Newton Paiva), membro do Conselho Consultivo da ASE, consultor do IAA, parceiro do Agenda do Carro, tem o apoio do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva de São Paulo), parceiro oficial do Cesvi Brasil e é consultor de várias oficinas no Brasil.

2 comentários em “Gerenciando o setor administrativo da oficina

  • 22 de maio de 2017 em 15:51
    Permalink

    Olá sou dono de um restaurante e preciso consertar os carros de trabalho, temos em media 15 carros para refazer manutencao automotiva, devo agendar ?

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    • 26 de maio de 2017 em 16:43
      Permalink

      Roberto,

      Para orientar melhor preciso saber qual a sua cidade e se você está procurando uma oficina de confiança para fazer a manutenção dos seus carros.
      De qualquer forma acredito que a manutenção preventiva sempre é a que fica mais barata e por isso, assim que enviar a informação acima, vou indicar alguma oficina de confiança.

      Nós, da Ultracar, trabalhamos a gestão das oficinas, e por isso temos condições de indicar uma oficina que vai atendê-lo bem.

      Resposta

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