Controle de estoque: como administrar as peças da sua oficina? - Ultracar

Controle de estoque: como administrar as peças da sua oficina?

Tudo o que está no almoxarifado da oficina é resultado de investimentos, o que significa que mais do que peças, ali há dinheiro guardado. Por isso, um controle de estoque eficiente é requisito para quem quer cuidar das finanças.

Quando realizado da maneira correta, esse tipo de gestão permite monitorar e registrar todas as mercadorias que entram, saem e estão em falta na oficina.

Imagine perder um cliente porque a peça necessária para o conserto está em falta ou está no estoque, mas você não sabe onde. Essa pessoa pode nunca mais voltar à oficina, deixar de recomendá-la a parentes e a amigos e ainda espalhar por aí que a empresa não está preparada para cumprir prazos.

A boa notícia é que prejuízos como esses podem ser evitados apenas com o controle de estoque! Mas as utilidades desse processo vão muito além de evitar a perda de clientes e a má reputação.

10 vantagens de um controle de estoque eficaz

O controle de estoque possibilita otimização logística e maior rentabilidade. Por isso, quem quer realizar as atividades com máxima eficiência e aumentar os lucros deve investir nesse tipo de gestão, seja a oficina pequena, média ou grande.

Seu negócio só tem a ganhar, pois o controle de estoque permite:

  • Ter equilíbrio, sem falta ou excesso de peças;
  • Descobrir o que mais vende e o que menos vende;
  • Prever necessidades de compras;
  • Negociar prazos e valores com os fornecedores;
  • Incentivar a venda de peças paradas (promoções);
  • Diminuir perdas de produtos vencidos, como óleo de motor;
  • Saber quem retirou o que e quando, evitando furtos;
  • Otimizar o espaço físico;
  • Calcular custos de armazenamento;
  • Maior agilidade na localização das peças e no atendimento.

Como fazer o controle de estoque?

Se você não faz o controle de estoque na oficina mecânica em que trabalha e planeja começar agora, nós vamos te ajudar. Há alguns passos importantes para realizar esse processo. Primeiro, pense por qual meio a gestão será feita.

A época das fichas ficou para trás. Realizar o controle de estoque com papel e caneta é a forma mais fácil de cometer erros e de perder tempo. Então use o computador!

Planilhas podem ser bastante úteis. Elas auxiliam o controle de estoque, mas você ainda precisa elaborar a planilha, preencher tudo manualmente e não poderá contar com relatórios.

Por isso, o ideal é usar um sistema de controle de estoque, que organiza as informações com agilidade, eficiência e segurança. Um programa facilita a adição e leitura de dados, evita erros, gera relatórios e ainda pode integrar o estoque com outros sistemas, como o financeiro.

Definido o meio, é hora de fazer o controle de estoque!

1. Faça um inventário

Conhecer o que está guardado é essencial, então não esqueça de nenhuma peça. Quando for fazer a checagem, registre:

  • Descrição;
  • Quantidade;
  • Custo por unidade e por lote;
  • Fornecedor/fabricante
  • Modelo.

2. Organize o espaço físico

A organização do almoxarifado também faz parte do controle do estoque. Ao fazer o inventário foi fácil localizar as peças? Elas estavam posicionadas segundo algum critério, como ordem alfabética ou demanda de uso? Os itens com prazo de validade próximo estavam na frente?

Se a resposta for não, separe um tempo para organizar o local onde guarda as peças na sua oficina.

3. Descubra se há excesso ou falta de materiais

Com o inventário feito, cruze os dados do controle de estoque com os de venda. Se descobrir que há muitas peças usadas em um serviço pouco requisitado, considere fazer promoções.

Por outro lado, se a procura é alta e há poucas peças guardadas, contate seu fornecedor.

4. Defina datas e períodos para as compras

Para saber quantas unidades comprar e o mínimo que precisa no estoque, leve em consideração que a procura por serviços e peças pode ser estável, ter grande variabilidade ou ser sazonal. Ou seja, com busca alta em determinado período e baixa em outro.

Se seu fornecedor oferece descontos para compras em grande quantidade, pode valer a pena investir no estoque. Lembre-se que entre o pedido e a entrega das mercadorias há um prazo.  

Analisando esses elementos, defina datas e períodos para as compras.

5. Controle entrada e saída das peças

Todas as peças que entram e saem da oficina devem ser controladas. Além de registrar a entrada, é preciso organizar as novas mercadorias no almoxarifado. O mesmo vale para a saída: é preciso conciliar controle de estoque eletrônico e físico.

A comunicação é importante nesta etapa. Se um novo lote de peças chega e é cadastrado duas vezes por funcionários diferentes, a gestão é comprometida. Por isso, foque na organização e na comunicação interna.

Esses são os passos essenciais para você implementar o controle de estoque na oficina mecânica em que trabalha. Outra dica é realizar um inventário periódico para garantir que o que está registrado confere com o que está guardado no almoxarifado. Se descobriu um erro, lembre-se que utilizar um programa de gestão é o meio mais eficaz para garantir agilidade, eficiência e segurança na hora de fazer o controle de estoque. Quer conferir? Faça um teste gratuito de 15 dias do sistema da Ultracar clicando aqui e aproveite todas as funcionalidades do sistema!

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