Como calcular: Produtividade e Custo/hora de funcionário

Visito uma média de duas a três oficinas todos os dias e sempre me deparo com a mesma situação. Pouquíssimas oficinas conseguem ter nas mãos informações gerenciais que auxiliem sua gestão diária. Mais do que isso, poucas são as que usam um sistema de gestão e extraem dele informações estratégicas que possibilitem avaliar qual o rumo que a empresa está tomando e para onde ela vai estar caminhando nos próximos meses. Muitos usam um sistema de gestão não como ferramenta de gestão e sim como ferramenta de cadastro e orçamentação.

Como calcular: Produtividade e Custo/hora de funcionário

Pensando nesta linha vamos trocar algumas experiências para mostrar, de uma forma mais simples, como podemos visualizar o quanto custa nossos funcionários, se estamos sendo produtivos e o que isto representa em nosso trabalho diário.

Primeiro passo

É quando precisamos ter a definição de parâmetros e conceitos. É importante estabelecermos alguns padrões para facilitar a comparação dos números abaixo com a sua oficina. Use-os como referência, pois sabemos que estes padrões mudam de região para região, mas que no geral, nos dará um referencial de comparação.

A – Tipo de oficina:
Funilaria e pintura

B – Quantidade de passagens mês:
100 carros (entende-se por passagem, carros que efetivamente ficaram prontos e saíram da  oficina no período de 01 a 31 de cada mês)

C – Quantidade de funcionários:
Vamos estabelecer um número padrão de 23 funcionários. Desses, 15 são produtivos, sendo 2 para montagem e desmontagem (envolve elétrica), 3 para funilaria, 5 para preparação, 1 para pintura, 3 para acabamento, 1 para mecânica, 1 que é chefe de pátio ou motorista.
Na preparação, um dos cinco produtivos deve estar capacitado para substituir o pintor em sua ausência. Neste planejamento, o mesmo funcionário executa o primeiro lixamento, o segundo faz o isolamento. Para deixar um em cada estágio, precisaríamos de mais um, o que na maioria das oficinas não acontece.

Algumas oficinas não possuem um funcionário que exerça a função de chefe de pátio. Neste caso, quem executa esta função é o proprietário. Na maioria das vezes, nestes casos, encontro um ajudante direto que faz manobras dentro da oficina ou monitora o pátio quando o proprietário não está.
Os outros 7 funcionários desempenham funções administrativas: sendo 2 como consultores e orçamentista, 1 recepcionista, 1 telefonista, 1 para o almoxarifado e 2 para a área administrativa e financeiro, e também para o departamento pessoal.
Observação: o recepcionista, alem de receber os clientes, preenche o cabeçalho do check-list e realiza este check-list na ausência do consultor.

 D – Tempo disponível (somente dos produtivos)

– Horas trabalhadas por dia (por funcionário): 8.5 horas
– Dias trabalhados por mês (em média):  21 dias
– Número de produtivos (conforme letra C):  16 funcionários produtivos
– Horas produtivas disponíveis:  2.856 horas / mês

Horas produtivas disponíveis é o resultado da multiplicação de cada item. Assim podemos visualizar que nossa empresa não pode vender horas sem ter como referência o número acima. É ela que vai nos dizer como anda a produtividade de nossa empresa e quanto custa para nós cada funcionário.

Segundo passo


Montar planilha baseando-se sempre em um mês (sempre partindo do princípio que não estamos usando um sistema de gestão)

A – Salário
Colocar os salários (bruto) dos funcionários separados por setor (incluir comissão)

B – Custos
Colocar os custos diretos de cada um (alguns exemplos abaixo). Separe por setor e discrimine o máximo que puder:

– Vale transporte: Separe por funcionário o custo mensal do vale, lembre-se de tirar do cálculo o valor de 6% que você retém na folha de pagamento.

– EPI: Ver quanto custa cada item, pegar a durabilidade de cada produto, definir quais itens de EPI cada funcionário usa.

– Uniforme: Se ele não subsidiado pelo fornecedor de tinta, pegue o valor pago pelos uniformes, divida pela quantidade de funcionários e pela quantidade de meses (em média) que eles duram.

– Plano de saúde: Somente inclua a parte paga pela empresa, quando houver.

– Encargos: Não gaste seu tempo calculando, peça esta informação para a sua contabilidade.

Terceiro passo


Agora que já definimos alguns conceitos e parâmetros e estamos pensando na mesma direção podemos calcular quanto custa cada funcionário para nossa oficina.

Produtividade
Falando sobre tempo disponível (o item D do primeiro passo):

Some as horas “vendidas” em sua empresa (total de horas vendidas nos orçamentos)
Compare as horas vendidas com as horas disponíveis (aqui você vai conseguir verificar como está a relação de horas disponíveis com horas vendidas). Divida as horas vendidas pelas disponíveis e multiplique por 100. Você encontrará um referencial mínimo de produtividade (ou não, se sua empresa estiver vendendo mal os orçamentos). Quando começar a medir as horas trabalhadas (isso somente poderá ser feito através de um sistema de gestão), sua empresa poderá ter um terceiro número e, com ele, analisar, o índice de produtividade da sua empresa.
Lembre-se que quanto mais produtiva, menor o custo / hora de seus funcionários.

Custo hora
Aqui a relação é entre o salário e custos (itens A e B do segundo passo)

Para calcular o valor do custo/hora de um funcionário, some os itens A e B correspondentes a ele e divida o resultado por 220 (pensando que um mês tem cinco semanas, e cada semana, uma carga de 44 horas por funcionário).
Lembre que, mesmo não trabalhando nos fins de semana, nossos funcionários recebem pelos dias. Por isso, o calculo é feito com todos os dias do mês, e não somente os dias úteis.
Já para calcular o custo/hora de todos os funcionários da empresa, some todos os resultados dos itens A e B do segundo passo e refaça a conta, lembrando que o numero de 220 é para cada funcionário. No nosso exemplo, multiplicamos por 23 (numero que estabelecemos para produtivos e administrativos).

 

Sem gestão, não há solução!

Pode parecer complicado mais não é. Nos próximos meses vamos continuar a falar sobre este assunto, sempre utilizando como exemplo o modelo de oficina e os parâmetros definidos no primeiro passo.
Não importa o tamanho de sua oficina. Importa se você tem ou não o controle sobre ela. Este é o primeiro passo. Recorte da revista e coloque em um lugar que você veja todos os dias. Obrigue-se a fazer este exercício.

12 comentários em “Como calcular: Produtividade e Custo/hora de funcionário

  • 11 de setembro de 2016 em 07:19
    Permalink

    Bom dia, muito boa a explicação, bem clara, sou novo na gestão da oficina.

    Resposta
    • 19 de outubro de 2016 em 09:22
      Permalink

      Bom dia Luis, estamos felizes em poder ajudar, estamos a disposição, abraços!

      Resposta
  • 11 de setembro de 2016 em 12:51
    Permalink

    muito boa análise….gostaria de informações quanto ao custo operacional por colaborador…encargos, benefícios e consumo diário…( energia elétrica, água , luz etc…)
    muito obrigado

    Resposta
    • 19 de outubro de 2016 em 09:19
      Permalink

      Obrigado Santos, estamos contentes que gostou, teria algum telefone para contato?
      Fique a vontade para nos ligar (31)3213-2354, estamos a disposição, abraços!

      Resposta
  • 18 de fevereiro de 2017 em 23:05
    Permalink

    Como faço para definir a quantidade de mecanicos devo ter na minha empresa. Tenho um passante de 200 carros mês, qual a conta devo fazer para chegar num número suficiente para mecânicos.

    Resposta
    • 28 de março de 2017 em 09:31
      Permalink

      Boa tarde Thiago!

      A quantidade de funcionários está relacionada também ao tamanho do empreendimento, observando que devem ser adequados ao tipo de serviço que será oferecido e com o horário de funcionamento.
      A escolha deste profissional depende da especialidade da empresa:
      – Mecânico: Especializado em veículos automotores. Deve ter conhecimento técnico e de informática para veículos, se possível metodologia na hora do conserto, caso não tenha um consultor ou chefe de pátio, e qualidade no atendimento.
      – Eletricista: Especializado em componentes elétricos e eletrônicos e circuitos elétricos, se possível metodologia na hora do conserto, caso não tenha um consultor ou chefe de pátio, e qualidade no atendimento.
      – Alinhador e balanceador: Especializado na técnica em alinhamento e balanceamento automotivo. Deve ter conhecimento de sistemas de direção, procedimentos de montagem e desmontagem e técnicas de ajustagem.
      Como não temos o perfil da sua oficina, vamos utilizar como base alguns levantamentos que fazemos para estudo de mercado, onde voltamos a reforçar que o tipo de profissional e a demanda do tipo de serviço atendido pela sua oficina é que terá grande influência na quantidade de pessoas.

      Resposta
  • 9 de maio de 2017 em 11:07
    Permalink

    Bom dia ,
    Gostei muito da matéria, porem tenho uma duvida, trabalhei em uma industria com sistema de apontamentos de horas hj quero colocar isso na oficina, tem como ? existe algum sistema que faz isso ?
    também como saber calcular a hora para cobrar no orçamento, já que neste calculo acima não estão os insumos.

    Aguardo seus comentários.

    Obrigado.

    Resposta
    • 16 de maio de 2017 em 13:33
      Permalink

      Boa tarde Marcos,

      Fico feliz que esteja acompanhando o material que estamos postando em nosso blog. Vou responder seus comentários, porém qualquer dúvida retorne o contato para detalharmos mais e você possa aplicar os conceitos de gestão em sua oficina.

      01 – Apontamento de horas: o software Ultracar faz o apontamento de horas e trabalha estas informações ajudando a oficina no controle de comissão, de custos e na produtividade, onde é comparado as horas vendidas no orçamento com as horas produzidas. Estou copiando a Luciana, responsável pelo setor comercial da Ultracar, para que ela possa entrar em contato e explicar um pouco mais como funciona este módulo do Sistema Ultracar.

      02 – Você sabe como as margens estão muito pequenas nos dias de hoje para uma oficina. Eu sou um defensor de que oficina é um bom negócio e dá dinheiro, porém o nível dos controles aumentou muito e vários donos de oficina não se prepararam para fazer estes controles com regularidade. Uma oficina para ser rentável e dar lucro precisa que todas as suas variáveis sejam acompanhadas. Isso significa que existe a necessidade do proprietário ajustar um procedimento interno na oficina para que todos os custos indiretos sejam lançados no orçamento do sistema de gestão, como é o caso dos insumos. Tão importante quanto os lançamentos dos insumos é criar um histórico destes indicadores que permitam você entender quanto eles representam no custo de sua oficina. Para finalizar a resposta e detalhar mais sobre o valor hora do orçamento preciso saber se você faz seus orçamentos com preços fechados por serviço ou se lança cada serviço e o tempo estimado em cada um.

      Resposta
  • 6 de junho de 2017 em 15:16
    Permalink

    Boa tarde!
    Estou também com duvidas referente como devo cobrar hora/homem de funilaria, e hora/homem de pintura (montagem e desmontagem), você tem alguma tabela para que eu possa seguir e poder calcular o valor de cada serviço separadamente?
    Preciso saber sobre veículos leves e pesados.

    Resposta
  • 14 de julho de 2017 em 12:59
    Permalink

    Muito bom o Material! só uma sugestão
    se eu quero calcular o valor correto, eu preciso considerar o tempo real que o funcionário está trabalhando, uma vez que mesmo eu pagando o DSR o funcionário não produz!
    Se eu deixo de considerar esse valor no meu cálculo o meu custo hora homem fica mais baixo que o aquedado, gerando uma formação incorreta do preço.
    Sugestão: Ex: Salário + encargos e benefícios = 2.200/220 = 10 reais a hora
    Mas se consideramos 8h de trabalho durante 21 dias= 168 hrs
    Ficaria assim:Salário + encargos e benefícios = 2.200/168 = 13,10 reais a hora

    Resposta
  • 21 de julho de 2017 em 07:22
    Permalink

    Bom dia
    Neste calculo nao inclui ferias, 13 salario ?

    Resposta
    • 28 de julho de 2017 em 15:52
      Permalink

      Boa tarde Cesar, tudo bem?

      Muito importante sua pergunta pois pode parecer que deixamos passar desapercebido mas observe que na chamada do item “B” inserimos uma informação onde tratamos apenas de exemplos:

      “B – Custos
      Colocar os custos diretos de cada um (alguns exemplos abaixo). Separe por setor e discrimine o máximo que puder:”

      Procuramos neste caso abordar alguns itens que acabam não sendo observados como: EPI, uniformes, plano de saúde e etc.
      Então quanto a sua pergunta a resposta é sim para a inclusão dos itens abaixo, lembrando sempre que os encargos e alíquotas dependem do regime tributário pelo qual sua empresa opta: Simples Nacional ou Lucro Real/Lucro Presumido.
      · Férias
      · 1/3 sobre férias
      · 13º salário
      · Provisão Mensal (Férias + 1/3 sobre férias + 13º + 8% de FGTS anual)/12

      Estamos à disposição para melhor aprofundarmos no assunto caso queira.
      Um grande abraço.

      Resposta

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *