5 Ferramentas de Gestão para oficinas – Parte 2

Ao longo de vários anos a Administração, especialmente como área de estudo, desenvolveu várias ferramentas de gestão que hoje dão suporte à tomada de decisão e organização das maiores empresas do mundo.

A melhor parte dessa história é que você pode usar exatamente essas mesmas estratégias gerenciais. Elas podem te ajudar a evitar retrabalhos, reduzir desperdício, aumentar a produtividade da sua equipe e da oficina, organizar os processos internos e melhorar seu lucro.

É claro, nem toda ferramenta de gestão é útil para todo mundo, por isso entendemos ser importante que você conheça algumas alternativas e tome sua decisão com consciência.

Entenda e saiba quando usar as ferramentas de gestão

A introdução já te deixou empolgado para ler logo sobre essas “ferramentas de gestão” e começar a usá-las em sua oficina? Maravilha! Mas antes, apenas um cuidado: o objetivo deste texto é apresentar para você 5 ferramentas úteis.

Contudo, para colocá-las realmente em prática você precisará se aprofundar um pouco mais, combinado?

1. Instagram Insights

O Instagram Insights é uma ferramenta disponibilizada pelo próprio aplicativo Instagram para perfis comerciais.

Essa funcionalidade serve para oferecer, como o próprio nome sugere, insights, ou seja, dados e ideias, sobre suas publicações, bem como o comportamento e o perfil dos seus seguidores.

A grosso modo, o Instagram Insights pode te fornecer:

• engajamento dos seus seguidores;
• características da audiência (gênero, localidade, horários de mais presença online etc.);
• alcance das suas publicações.

2. Comunicação S.C.O.T.

A Comunicação S.C.O.T. surgiu como uma alternativa à maneira como as empresas se relacionam com seus clientes. Em vez de respostas evasivas e pouco funcionais, a ideia é criar uma relação duradoura com quem consome seus produtos e serviços.

S.C.O.T. é uma sigla que traz 4 palavras muito importantes na hora de se relacionar com os clientes. São elas:

• Segurança;
• Clareza;
• Objetividade;
• Transparência.

Só de respeitar essas quatro palavras e aplicá-las na hora de se comunicar com seu cliente, você e sua equipe estão promovendo a sinceridade e a empatia. A longo prazo isso implica em uma clientela mais fiel, que indica amigos e conhecidos, gasta mais na oficina (aumento de ticket médio) e se tornam promotores da marca.

3. Matriz GUT

Criada por Benjamin B. Tregoe e Charles H. Kepner, a Matriz de Priorização de GUT é uma ferramenta de gestão excelente para te ajudar a decidir o que deve ser priorizado na hora de resolver problemas.

A análise proposta pela Matriz GUT abarca três aspectos do problema, e com esses aspectos você, ou sua equipe, pode decidir o que deve ser priorizado. Funciona da seguinte maneira:

• G — Gravidade: representa o impacto do problema na sua empresa, podendo ele ser financeiro, operacional, tributário ou de qualquer outra origem;
• U — Urgência: o tempo que o problema precisa ser resolvido;
• T — Tendência: indica se o problema tende a piorar ou não com o tempo.

Cada um desses 3 fatores recebem notas que vão de 1 a 5 para cada problema analisado. Depois, multiplicamos os valores e priorizamos os problemas nos quais o resultado é mais alto.

4. Modelo OBZ

OBZ, ou Orçamento Base Zero, é uma metodologia de Planejamento Orçamentário que utiliza a lógica de iniciar o cálculo em uma base zero, ou seja, desconsiderando custos, despesas, investimentos e receitas dos exercícios anteriores.

O Modelo OBZ é uma resposta ao modelo tradicional de orçamento (conhecido como Base Histórica), no qual as empresas consideram que terão os mesmos custos e metas que nos exercícios anteriores.

Assim, você pode elaborar um Planejamento Orçamentário de acordo com as necessidades da sua oficina hoje.

5. Princípio de Pareto (regra 80/20)

Princípio de Pareto, ou regra 80/20, é uma estratégia de leitura de tendências. Esse princípio nos diz que 80% de algum efeito é causado por 20% de determinadas causas. Ficou confuso, né? Mas, na prática é bastante simples.

A ideia da regra 80/20 é mostrar que a maioria dos resultados são fruto de apenas uma parte de todo o esforço empregado. Alguns exemplos da aplicação desse princípio são:

• 80% do faturamento da oficina é resultado do consumo de 20% dos clientes;
• 80% das vendas da oficina são provenientes de 20% dos produtos e serviços oferecidos.

O Princípio de Pareto não é, bem, uma regra incontestável. Pelo contrário: a proposta correta seria fazer uma análise do seu negócio para entender se esse princípio de 80/20 existe, e o que pode ser feito com ele (marketing, ações de venda, descontos, atração de clientes etc.).

Você precisa usar ferramentas para a gestão da sua oficina

Mudar a maneira como você faz gestão nunca é uma tarefa simples. Implementar alguma dessas ferramentas que listamos exigirá esforço e dedicação da sua parte, e talvez até um bom diálogo com sua equipe — até mesmo porque objeções podem acontecer.

Mas à medida que você e sua equipe utilizarem essas ferramentas e integrarem elas nas rotinas do negócio, pouco a pouco elas se tornarão mais naturais para todos os envolvidos, e sua gestão será muito beneficiada.

Caso você ainda não tenha lido a parte um deste texto, queremos te convidar a fazê-lo. Clique aqui e veja mais 5 ferramentas de gestão incríveis!

Crédito da imagem: jannoon028 / Freepik.