Qualquer bom guia, ou manual, de administração sempre deixa claro que para ter controle interno e gerir adequadamente um negócio é fundamental ter boas informações em mãos. Dados precisos ajudam a tomar boas decisões e te deixam mais seguro sobre como agir em várias situações.
Dentre várias formas de conseguir dados para uma boa gestão de oficina, funilaria ou auto center está o balancete. Um documento versátil, prático e que pode ser aplicado a diferentes necessidades em sua rotina operacional.
O que é balancete?
O balancete é um documento demonstrativo que apresenta as finanças da empresa. Ele é comumente usado por contadores e empreendedores para entender como anda a saúde fiscal e financeira de um negócio.
Ele serve para analisar o estado financeiro de uma empresa (uma oficina mecânica, por exemplo), em um determinado período, levando em conta os ativos, passivos, contas de resultado e o patrimônio líquido do negócio.
Qual é a diferença entre balanço e balancete?
O balancete tem três características muito importantes:
- ele faz o levantamento da situação da empresa no período escolhido (pode ser um dia, quinze dias, um mês, um trimestre etc.);
- os dados do balancete podem ser alterados de acordo com o que está sendo analisado;
- o balancete não é obrigatório, ele é apenas uma ferramenta de análise financeira.
O balanço patrimonial, por outro lado, é um relatório financeiro obrigatório que anualmente precisa ser elaborado pela empresa e entregue na declaração do Imposto de Renda para demonstrar sua posição contábil, financeira e econômica.
Logo, o balanço é um documento que não varia e sempre é referente ao período de um ano.
Qual é a diferença entre o balancete contábil e o gerencial?
Alguns autores e gestores gostam de fazer uma diferenciação entre balancete contábil e balancete gerencial. Contudo, o que muda é apenas a aplicação do balancete, uma vez que o documento é o mesmo.
A área contábil, que pode ser a contabilidade que sua oficina contratou, usa os dados do balancete para fazer o controle das entradas e saídas, validar dados e acompanhar as finanças do seu negócio — isso facilita, inclusive, para que eles emitam o DRE (Demonstração dos Resultados do Exercício) para você e façam o balanço patrimonial.
Já a utilização desse mesmo documento como suporte ao gerenciamento da oficina acontece de uma forma diferente. Com ele, você pode monitorar a evolução da receita e das despesas do seu negócio, o que permite que seja calculada a margem de lucro e se sua equipe está conseguindo alcançar a meta financeira estabelecida.
Assim, o balancete funciona, para você, gestor, como se fosse um acompanhamento constante de quão bem sua oficina, funilaria ou auto center está financeiramente e se as decisões que foram tomadas estão gerando resultados positivos, negativos ou neutros.
Como o balancete é feito?
O balancete é um documento dividido em três colunas:
- saldo anterior (devedor e credor);
- movimentos no período analisado (débitos e créditos);
- saldo atual (devedor e credor).
Essas informações são levantadas para várias áreas da empresa, como:
- caixa;
- bancos;
- mercadorias;
- despesas administrativas;
- contas a receber;
- receitas de venda;
- etc.
Para fazer o balancete você apenas precisa pegar as informações iniciais (saldo anterior) e colocá-las em uma coluna. Depois, basta selecionar o período a ser analisado e colocar as movimentações que aconteceram. Por fim, o saldo atual da sua oficina para cada um dos itens que estão sendo avaliados.
Como usar o balancete para melhorar o controle interno?
Como o balancete é uma ferramenta bastante flexível, você, gestor, pode utilizá-lo para acompanhar os números da sua oficina, funilaria ou autocenter. Para isso, primeiro é preciso criar um processo cíclico de avaliação.
Você deve definir a frequência que fará o levantamento (diário, semanal, mensal, trimestral, semestral ou anual). Feito isso, é só pegar os números, analisá-los e usar aquelas informações para orientar suas decisões.
Funciona mais ou menos assim:
O lucro está mais baixo do que o esperado?
↓
↓
O balancete mostrou que o problema está na venda de peças?
↓
Treine sua equipe para vender mais.
Qual é a importância desse documento para a gestão da oficina?
Mais do que apenas um demonstrativo financeiro ou uma ferramenta de segurança contábil, o balancete é um forte indicador que pode servir de parâmetro para cada ação que você, como gestor, toma na empresa. Tanto para acompanhar os resultados das suas decisões quanto para identificar problemas e os famosos “gargalos”.
Além do balancete existem outras estratégias que você pode usar para facilitar sua gestão. Quer conhecê-las? Então, leia nosso texto sobre 5 ferramentas para gestão da oficina que você precisa conhecer.