Independente do tamanho da oficina, você vai precisar rever seus conceitos sobre como distribuir os serviços no pátio.
Os donos de oficinas executam esta função na “intuição” ou deixam para o mecânico mais experiente da oficina distribuir os serviços diariamente. Existem ainda as oficinas maiores que tem um ”chefe de oficina” ou como muitos chamam “chefe de pátio” e é ele quem faz a distribuição.
Muitas vezes, quando vou conversar com os donos sobre este assunto eles falam que já trabalham assim há muito tempo e que acham difícil mudar. Minha proposta para cada um de vocês é que, a partir de hoje, todas as decisões, inclusive a distribuição dos serviços no pátio, seja feita baseada em números. Pode parecer difícil e complicado, mas não é.
Quero mostrar para vocês que em todas as situações os números, quando são confiáveis, podem ajudar muito a aumentarmos a produtividade de nossa oficina.
Para este caso, que é a distribuição dos serviços, vamos pensar e agir seguindo as orientações abaixo.
Como distribuir os serviços no pátio
01 – Através do seu sistema de gestão levante quantos carros cada funcionário faz por dia
- Se você não tem um sistema de gestão anote estas informações em uma planilha de Excel ou em um caderno
02 – Se sua oficina trabalhar por horas, veja quantas horas vendidas por dia cada funcionário faz
- Horas vendidas não são horas produzidas. Estou falando que a quantidade de horas vendidas em cada orçamento devem ser somadas (de cada funcionário separadamente)
03 – Se sua oficina trabalha com valores de serviços (valor fechado de cada serviço) veja quanto, em reais, cada funcionário vendeu através do seu trabalho
- Neste caso basta somar os valores de mão de obra (somente mão de obra) de cada orçamento (por funcionário)
04 – Tenha estes levantamentos por dia, todos os dias, para criar um histórico de números por funcionário
- É importante fazer todos os dias
05 – Quando conseguir este levantamento por mais de dois ou três meses você começará a ter uma informação muito importante para ajudar na distribuição dos serviços
- O histórico de dois ou três meses vai permitir você analisar qual funcionário efetivamente produz mais do que o outro (não por intuição e sim por números). Aos poucos você conseguirá acompanhar qual funcionário rende mais em qual serviço.
Pergunta!
Mas Fábio eu já sei isso só de olhar. Meus funcionários trabalham comigo a muito tempo e acho que vou perder meu tempo se fizer isso que você está sugerindo. Preciso mesmo fazer?
- Precisa sim, porque a maioria das oficinas não aproveita tudo o que o funcionário pode render. Ele fica com muita liberdade no dia a dia e a produtividade nunca é aquela que esperamos. Nós somos donos e pensamos como donos.
- O funcionário nunca vai pensar como dono, por isso quando faço a distribuição dos serviços baseado nos números consigo aumentar a produtividade, já que cada funcionário vai ter uma meta diária para “vender em horas ou em reais”.
No próximo texto vamos conversar mais sobre esta sugestão de trabalho para que possamos vender mais, aumentando nossa produtividade e a lucratividade da oficina.
Fábio Moraes
CEO da empresa Ultracar, com 25 anos de experiência em gestão e administração de oficinas. Matemático, Analista de sistema e Administrador de empresas. Auditor do IQA, (Instituto de Qualidade Automotiva), consultor do IAA e consultor de várias oficinas do Brasil. Viajou o Brasil inteiro ministrando palestra com o tema “Oficina dá dinheiro, mas tem que administrar”.
