Imagine que você teve uma boa ideia e quer mudar algo na sua oficina, ou que aconteceu algum problema e um dos seus processos precisa ser mudado. O que fazer? Por onde começar essa transformação?
Bom, existem várias formas de fazer isso. Mas dentro da grande mala de “ferramentas de gestão” existe uma que serve especificamente para isso. Ela é conhecida como ciclo PDCA ou método PDCA.
Vantagens de usar o método PDCA na sua oficina
A grande vantagem do método PDCA é que ele é uma ferramenta de gestão verdadeiramente simples. E quando falamos em administrar um negócio, simplicidade faz a diferença.
Graças à forma como o ciclo PDCA foi desenvolvido, ele pode facilmente ser implementado na sua oficina. Basta seguir as etapas dele, que explicaremos a seguir, e você terá muito mais controle na sua gestão.
Entendendo o ciclo PDCA
O método PDCA também é chamado de “ciclo PDCA” por um motivo bastante simples: ele funciona de maneira cíclica. Existem quatro etapas que precisam ser seguidas, e caso qualquer uma delas não possa continuar (por um erro de tomada de decisão ou por discordância da sua equipe, por exemplo), é só voltar para a primeira etapa e refazer o processo.
O nome PDCA é uma sigla e cada letra te diz o que deve ser feito. Vamos ver como isso funciona?
(P) Planejar
A primeira fase, o “P”, é o planejamento. Antes de testar uma ideia ou de tentar resolver um problema, você deve planejar. Qual é o desafio que precisa ser resolvido? Porque isso precisa ser resolvido? São essas perguntas que devem ser respondidas.
É aqui, também, que você definirá seus indicadores de desempenho, os famosos KPI — se não sabe o que é isso, leia nosso texto sobre o assunto! — e as estratégias que serão usadas.
Também é importante, no planejamento, traçar as metas que devem ser alcançadas com seu plano de ação.
(D) Fazer
A segunda etapa é executar o plano de ação. Não tem segredo, é só seguir com o planejamento. Caso algo dê errado e não seja possível continuar com o plano, volte para a primeira etapa.
(C) Checar
A terceira etapa é a checagem. Mas atenção: ela acontece simultaneamente à segunda etapa. Afinal de contas, é mais rápido arrumar algo que já está dando errado do que esperar “para ver no que vai dar”, correto?
A ideia é fazer um monitoramento sistemático para encontrar os erros de planejamento e ver se tudo está caminhando em direção às metas estabelecidas.
(A) Agir
A última etapa é a ação, é quando você toma uma decisão. Se deu tudo certo e as metas foram atingidas, o plano de ação deve ser colocado como um processo padrão na sua oficina.
Caso as metas não tenham sido atingidas, entenda o que deu errado e repita o ciclo PDCA.
Na prática: um exemplo de aplicação do PDCA na gestão
Vamos usar o PDCA em uma situação real?
Imagine que no pátio tem um problema relacionado a ferramentas. Algumas delas estão sumindo, outras estão estragando por mal uso. Como resolver o problema usando o PDCA? Poderia ser mais ou menos assim:
(P) Planejar:
- Usar a Lista de Ferramentas e Termo de Responsabilidade disponibilizados pela Ultracar;
- Treinar a equipe sobre o uso das ferramentas e cuidados que devem ser tomados, incluindo organização e guarda;
- Explicar para a equipe sobre o Termo de Responsabilidade;
- Explicar para a equipe sobre como funcionará a retirada de ferramentas agora, e qual é a responsabilidade das pessoas envolvidas.
(D) Fazer:
- Treinar a equipe sobre o uso de ferramentas;
- Preencher a planilha e o termo de responsabilidade;
- Recolher a assinatura de todos.
(C) Checar:
- Verificar se todos assinaram os papéis;
- Verificar se todas as ferramentas estão na lista;
- Acompanhar a rotina de cuidado das ferramentas.
(A) Agir:
- Deu tudo certo? Estabeleça que esse é o processo “padrão” da oficina para qualquer empréstimo de ferramentas;
- Algum problema? Entenda o erro, corrija e refaça o processo.
Viu como é prático e eficiente o PDCA? A parte interessante é que ele é apenas um método entre vários outros. Ainda assim, ele pode, e deve, ser usado para obter resultados reais e implementar sua gestão.
Para complementar essa leitura, leia nosso texto sobre 6 boas práticas para fazer a gestão da sua oficina!
