Você tem uma oficina, ou uma funilaria, pequena e acaba fazendo “um pouco de tudo”, podendo contar só com seu trabalho ou com a ajuda de mais uma ou duas pessoas? Então, precisamos conversar sobre fazer gestão da oficina sozinho!
Não existe problema nenhum em cuidar do seu negócio sem uma grande equipe. Mas existem algumas precauções que você, como dono, precisa tomar para conseguir ser mais produtivo, ganhar dinheiro e atrair clientes.
É exatamente sobre esses cuidados que vamos falar hoje. Vamos lá?
Qual é o grande desafio de fazer a gestão da oficina sozinho?
Não importa a área: sempre que trabalhamos sozinhos, ou com uma equipe reduzida, acabamos nos desdobrando para fazer tudo. Já reparou como o dia parece curto e sempre falta alguma coisa para ser feita no dia seguinte?
Bom, essa sensação é fruto de um problema — sim, um problema! — na rotina do seu negócio: a gestão.
Quando se faz a gestão da oficina sozinho, ou funilaria, é muito fácil as coisas saírem do controle. Sempre que isso acontece podemos ver vários probleminhas que se transformam em uma dor de cabeça no final do mês. Alguns deles são:
- não saber o faturamento do negócio;
- perda de peças e ferramentas;
- atraso na reposição do estoque;
- esquecer datas de pagamento de contas;
- aumento das reclamações dos clientes;
- redução no número de novos clientes;
- atraso na entrega de trabalhos;
- excesso de trabalho em um dia e falta de trabalho no outro.
Assim, o grande desafio de trabalhar sozinho é a gestão do negócio — normalmente por falta de, olha que coincidência, gestão de tempo.
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Por que a parte administrativa merece tanto sua atenção quanto o pátio?
Podemos dividir as atividades do seu negócio em duas grandes esferas:
- o pátio (também conhecido como área “operacional”, para usarmos um termo mais técnico);
- a gestão (chamada de área “estratégica”);
O pátio acaba sendo o que recebe maior atenção quando o dono do negócio é quem trabalha nele. Isso é inevitável, afinal de contas é o que você gosta de fazer, certo?
Contudo, o cuidado com a gestão faz toda a diferença. Certamente você já ouviu falar disso. Mas… o que é gestão, na prática?
De uma maneira bem direta, podemos dizer que gestão é a forma como você cuida de cada pedaço do seu negócio. Vai desde a organização das prateleiras, o layout do pátio, o controle financeiro e até mesmo a divulgação que uma oficina ou funilaria faz.
Em outras palavras: a gestão é o que garante que o pátio vai ser lucrativo e eficiente.
Gestão de tempo: veja o que fazer
Até aqui estamos concordando que é importante cuidar da gestão do seu negócio, certo? Mas o tempo é curto e ficar o dia todo por conta de fazer o controle de caixa e organizar o ambiente não é uma opção.
É aí que entra a gestão de tempo. Você precisa dividir suas tarefas de uma maneira estratégica para que dê tempo de fazer todas as atividades do seu negócio.
Para facilitar, podemos dividir isso em três estágios: [1] pré-abertura do negócio, [2] horário comercial e [3] fechamento. Em cada uma dessas etapas você pode realizar atividades de gestão específicas. Vamos ver como ficaria isso?
Pré-abertura:
- montar uma “lista de afazeres” para os trabalhos do dia, com ordem de prioridades;
- conferir a organização do pátio e ver se tem alguma coisa desorganizada;
- conferir se as peças para as tarefas do dia estão no estoque.
Horário comercial:
- foque no pátio e faça as tarefas na ordem que deveriam ser feitas;
- risque as tarefas da sua lista à medida que forem feitas;
- sempre que houver alguma entrada ou saída no caixa, anote (isso facilita seu trabalho mais tarde e não gasta nem um minuto para fazer);
- quando terminar de usar alguma ferramenta, coloque-a no lugar (isso também facilita seu trabalho e não consome tanto tempo).
Fechamento:
- faça as contas com as entradas e saídas de caixa para ter o balanço do dia — deixe os valores anotados, de preferência em uma planilha;
- dê uma geral no pátio e guarde o que estiver fora do lugar;
- caso tenha algo importante para o dia seguinte, já anote na sua lista de tarefas.
Contratar novo funcionário: qual é a melhor hora?
Em algum momento o trabalho na sua oficina vai ser tanto que apenas uma ou duas pessoas não vão dar conta. Sabe quando seu dia está fechado e você pensa que se aparecer mais um carro alguma coisa vai atrasar? Bom, se a sua semana inteira, ou mês, estiver assim é porque chegou o momento de contratar.
Mas para qual função? O ideal seria buscar alguém para ficar no pátio. A rotina de uma oficina pequena não exige uma pessoa totalmente dedicada à gestão. Desde que você separe algumas horas do seu dia para esse trabalho estará tudo bem.
Contudo, se sua oficina continuar crescendo vai chegar um momento em que será necessário ter alguém totalmente dedicado a gestão — nessa hora você terá que decidir se quer ficar no pátio e contratar uma pessoa para a parte mais burocrática ou se prefere assumir a administração do negócio e visitar o pátio às vezes.
Gostou dessas dicas? Então, complete sua leitura com o nosso artigo sobre Indicadores de Desempenho da oficina e melhore sua gestão!
