5 pontos de atenção ao fazer o quadro de gestão à vista

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Veja neste conteúdo 5 cuidados ao fazer o quadro de gestão à vista na sua oficina!

O quadro de gerenciamento é uma ferramenta super prática e acessível, que permite você e a sua equipe terem uma visão bem clara e instantânea do desempenho da oficina. Ele é utilizado para acompanhar metas, resultados, projetos, normas e outras informações importantes de forma clara e objetiva, facilitando a tomada de decisões e o acompanhamento de todos os membros da equipe.

Além disso, o quadro de gestão pode ser utilizado para apresentar dados gerais da oficina, mas também informações específicas para cada setor ou colaborador.

Por isso é importante entender a lógica por trás do quadro, fazendo um bom levantamento prévio de algumas informações sobre a oficina. Saiba mais aqui nesse texto!

1. Defina os objetivos do quadro

Antes de começar a montar o quadro, é importante definir quais objetivos você deseja alcançar com a ferramenta. Perguntas que podem ajudar nessa definição são: 

  • quais informações são mais importantes para a minha equipe?
  • quais indicadores precisamos acompanhar para avaliar o desempenho?
  • quais são nossas metas de curto, médio e longo prazo?
  • os serviços estão sendo executados dentro do prazo? Há alguma prioridade?
  • tem normas internas que precisam ser reforçadas regularmente?
  • posso aproveitar o quadro para ajudar na motivação ou engajamento da equipe?

2. Escolha informações que serão fundamentais para alcançar os objetivos

Com base nos objetivos definidos no passo anterior, é hora de escolher quais informações serão essenciais no quadro. Algumas sugestões de informações são: indicadores de desempenho (KPIs), metas, serviços em andamento, calendário de eventos, regimento interno, cronograma de treinamentos, entre outros. Lembre-se que essas informações precisam estar detalhadas, mas também simples de serem entendidas.

Para facilitar você juntar indicadores da oficina (como produtividade, vendas, faturamento, etc), conte com um bom software de gestão.

3. Determine o layout do quadro

O layout do quadro deve ser pensado de forma a tornar as informações claras e de fácil leitura. É possível utilizar gráficos, tabelas, cores e imagens para deixar o quadro mais atraente e organizado. Lembre-se de que o objetivo é que qualquer pessoa consiga entender as informações personalizadas de forma rápida e intuitiva.

Mas também tenha cuidado que o quadro não fique muito poluído visualmente ou com excesso de informações. Tenha em mente o seguinte: se todas as informações forem importantes, então nenhuma informação é importante. Mantenha o quadro organizado, com uma boa separação entre diferentes os pontos ou dados de interesse, além de hierarquizar as informações, da maior para menor importância.

4. Escolha o local de exposição 

O quadro deve ser colocado num local de fácil acesso e visualização para toda a equipe. Algumas sugestões são: áreas comuns do pátio, parede da operação ou sala de reunião. Cuidado também para que não fique em local exposto para os clientes. Muitas vezes esses quadros podem conter informações que sejam relevantes para a própria oficina, além de dados de outros clientes (como telefones de contato, endereço, etc).

5. Atualize o quadro constantemente

O quadro de gestão à vista deve ser atualizado constantemente, de forma a refletir a situação atual da oficina ou equipe. É importante que todos os membros da equipe sejam responsáveis ​​por atualizar as informações relevantes e que exista uma rotina definida para essa atualização.

Se você implementa o quadro, mas não o alimenta constantemente, a sua equipe também não irá dar a devida importância. Com o tempo, o quadro passará a ser cada vez mais irrelevante no dia a dia da oficina. Lembre-se de que o quadro deve ser atualizado constantemente e que sua eficácia depende da participação e comprometimento de você e de toda a equipe.

Agora está na hora de colocar a mão na massa e fazer o quadro de gestão à vista!

Criar um quadro de gestão à vista é uma forma simples e eficaz de manter toda uma equipe informada e focada nos objetivos de qualquer empresa. Seguindo esses passos, você será capaz de criar um quadro visual que ajudará a monitorar o desempenho de sua equipe e permitir uma tomada de decisão mais ágil e assertiva. Sem contar que um bom quadro ajuda a evitar os indesejados retrabalhos na oficina!

Então não deixe para depois e já comece a fazer o quadro de gestão à vista na sua oficina!

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